Сключването на договор за наем на офис може да бъде предизвикателство за фирмите у нас, най-вече заради определени вече наложени практики и условията на самия пазар – локация, условия и цена.
Често търговците се сблъскват с предварително изготвени договори на наемодателите, като ни ангажират за становище за това дали един договор за наем на офис помещение крие определени рискове и дали е надежден, предвид че в общия случай тези договори се сключват със срок няколко години и са относително дълготрайни.
Тази статия ще разгледа юридическите някои аспекти на договора за наем на офис, наложени от практиката, като чисто търговски отношения като това какво помещение се наема, къде и срещу какъв наем няма да коментираме.
1. Договор за наем на офис – съдържа ли и други „мини“ договори в себе си?
Договорът за наем често е съпътстван и с други правоотношения – изключително често наблюдаваме да е налице условие към договора за наем да се сключи и договор за услуги. Тези услуги са най-различни, по-често включват поддръжка на помещенията, почистване, охрана, видеонаблюдение и тн. По същество обаче тези отношения могат да бъдат регулирани или от договора за изработка (извършването на чисто фактически действия като почистване съставлява договор за изработка) или от вид мандат – овластяване за сключване на определен тип сделки (например овластяване на наемодателя да сключва договори за комунални услуги като интернет, охрана, доставка на питейна вода и тн.)
В тази връзка добре е да се разграничава наемното правоотношение – заплащането на наем за ползване на помещение, от останалите свързани с този договор правоотношения. Договорите следва да са ясни за това каква цена се плаща и какво се получава насреща – обикновено условно нареченият от нас договор за услуги е свързан с такса за обслужване (в практиката се определя като X лв./кв.м.), което по същество е цената на услугите, а тяхното качество и време на извършване следва да се определят от самия договор. Често се дава и мандат на наемодателя сам да определя кога и какво да се извършва, но е добре това все пак да бъде рамкирано в договора.
2. Индексация на договора за наем – как следва да се извършва?
Предвид дългия „живот“ на договора за наем на офис, цената за ползването на помещението се променя. Възможно е и да се уговори плоско увеличение като например Х% на година, с капитализация на предходни увеличения. Често се ползват и индекси, като обаче простото посочване на индекса не е достатъчно, за да се определи новият наем, а следва да се опише и механизъм въз основа на който да се променя наемната цена. Ние често препоръчваме ЕURIBOR, който в последните години придоби относителна стабилност. Има възможност между търговци да се уговори и увеличение „не по-малко от Х%/година“, за да се избегнат последиците от волатилността на определен индекс.
В сайта на Националния статистически институт също има множество индекси, които могат да бъдат прилагани, като често се ползват тези, свързани с инфлационните процеси като индекс на потребителските цени.
Стандартен механизъм за увеличението може да се уговори, като се посочи, че наемната цена се умножава по индекса и се прибавя нейната стойност към полученото. Новополучената стойност е валидна за Х период (например за следващата календарна година от публикуването на индекса). Увеличения от предходни периоди се добавят към основата за индексация.
3. Заплащане на консумативи – как се определят?
Консумативите за ток, вода, парно и други се заплащат според стойностите на средствата за техническо измерване или накратко СТИ – електромери, водомери, топломери.
Относително често срещана е хипотезата, в която обаче отдаденото помещение не разполага със собствено СТИ, особено в условията на т.нар. coworking – когато се отдава определен обем квадратура на цяло помещение. В този случай повечето наемодатели избират опцията сметките да се заплащат пропорционално от всички ползватели на помещението, което може да доведе до неясноти относно формираната сума за плащане. От друга страна обаче обективното определяне на стойността само за индивидуалния ползвател е практически невъзможно.
Наемателите следва да имат това предвид, тъй като разходите за консумативи могат да бъдат значителни, особено в студените месеци. Това обстоятелство, предвид че очевидно решение в повечето случаи няма, следва да е ясно на потенциалния наемател още преди сключването на договора за наем, тъй като начина на определянето на консумативите може да повлияе и на избора на помещение – може да е икономически по-изгодно да се наеме друго помещение, но с по-голяма предвидимост относно измерванията на СТИ.
4. Отговорност за вреди – как трябва да се разпредели?
Отговорността за вреди касае ремонта и поддържката на офис помещенията. Посоченото от нас в т.1 горе относно разграничаването на правоотношенията, свързани с наемния договор за офис помещение важи с още по-голяма сила за отговорността за вреди върху отдаденото помещение.
Уредбата за тази отговорност е диспозитивна, т.е. страните могат да се отклонят от нея, особено ако и двете са търговци.
Законът разпорежда, че дребните поправки, отнасящи се до повреди, които се дължат на обикновено употребление, като замърсяване на стени в помещенията, разяждане на кранове, на брави, запушване на комини и други такива, са за сметка на наемателя. Поправките на всички други повреди, ако не са причинени виновно от наемателя, са за сметка на наемодателя.
Тази законова повеля е масовата практика, като отклонения от нея евентуално ползват повече наемодателя. Понякога срещаме клаузи, които възлагат в тежест на наемателя да компенсира вреди извън дребните поправки, в това число вреди от обикновеното ползване на помещенията, което е включено в наемната цена така или иначе.
Тук следва да се съобразяват и уговорките по договора за услуги, тъй като може да се получи двойно плащане – едновременно дребните поправки да са за сметка на наемателя, като последния да бъде таксуван за същите дребни поправки отново по силата на договора за услуги.
5. Форс мажор – уроците от Covid-19.
Условията на пандемия създадоха значителен обем спорове, свързани с невъзможност за ползване на наетите помещения. Непреодолимата сила, траенето на която препятстваше наемодателя да изпълнява задълженията си, е с обективен характер – извън възможностите на страната е да преодолее последиците на такова събитие.
В интерес на наемателя е такова събитие да бъде уговорено като условие за прекратяване на договора за наем – тази уговорка може да се постигне по договорен път, като се уговори че при невъзможност да се ползва помещението определен период от време, договорът се прекратява. Такава клауза е нужна, особено когато възможността договорът да се прекрати с предизвестие възниква след няколко години от началото на договора и самото предизвестие е по-дълго – обикновено такова предизвестие в практиката се определя на около 6 месеца.
6. Обективна отговорност и клаузи за разваляне – какъв е общия смисъл?
Договорът за наем на офис определя ползването на помещението за комерсиална цел, която е свързана с достъп на служители, клиенти, доставчици и други лица. Често в договорите се предвижда обективна отговорност на наемателя за действия на тези трети лица, които причиняват вреда на наетото помещение, респективно на наемодателя.
Такава вреда може да бъде дребна, но може да бъде и достатъчна, за да се обоснове интереса на наемодателя да развали договора за наем на офис – поради вменената на наемателя отговорност за вреди, причинени от тези трети лица.
Страните могат да уговорят „значителността“ на тези вреди, но тъй като хипотезите са практически неизброими, препоръчваме развалянето да става в тези случаи след изтичане на определен срок от нарочно изпратената от наемодателя покана за поправянето на вредата. Понякога се предвижда това разваляне да може да стане без допълнителен срок за отстраняване на вредата, което не е в интерес на наемателя.
Развалянето, разбира се, може да стане и поради виновно неизпълнение на задълженията на наемателя – например неплащане, като тук отново страните могат да уговорят условие за разваляне без даване на допълнителен срок – при неплащане на определен обем наемна цена.
7. Застраховане.
Договорите за наем на офис помещение в повечето случаи изискват поддържането на застраховка срещу определен обем рискове, най-често „Пожар“, „Наводнение“ и други сходни рискове.
Силно препоръчваме на наемателите да ревизират предварително застрахователните договори, като те също да са застраховано лице, за да могат да ползват правата по застраховката, а не само наемодателят да ползва възможността да бъде компенсиран от застрахователя.
Добре е страните също така да уговорят поредност в претенциите си – наемодателят първо да претендира вредите от застрахователя, едва след което от наемателя.
Наемателят има интерес и да застрахова персонала си, както и движимото имущество в наетото помещение, което често се пропуска.
Статията е изготвена от
адвокат Боян Лимберов
адвокатска кантора “Милованови”, София
Тази статия не представлява правно становище или правен съвет, свързан с конкретна ситуация или субект. За конкретна правна помощ следва да бъде поискан конкретен съвет.